Privacidad

Aviso de Privacidad

GRUPO EMOTION S.A.S. con domicilio en la Calle 104 # 46 -14 de la ciudad de Bogotá D.C. – Colombia, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 sobre Protección de Datos Personales y los Decretos Reglamentarios tales como Resolución 02239 del 24 de junio del 2024, pone a disposición de nuestros clientes, proveedores, empleados y público en general, nuestro Aviso de Privacidad.

Alcance

La presente declaración aplica para todos los Datos Personales que GRUPO E.MOTION S.A.S. llegue a procesar a por medio de las interacciones que surjan con la compañía incluidas, pero sin limitarse a:

  • Interacción a través de mensajes telefónicos (WhatsApp, mensajes de texto, llamadas, correo electrónico, navegación en sitios web y redes sociales, visitas presenciales a nuestra sede, asistencia a eventos, información recogida como encargados de la información, entre otros.
  • Los servicios que ofrecemos a través de nuestro sitio web, redes sociales, eventos presenciales y digitales y demás servicios;
  • Información recogida a través de un tercero para la creación y participación en los eventos desarrollados para nuestros clientes;
  • Al momento de interactuar en calidad de trabajador, proveedor, cliente, socio comercial, vendedor, como asesor;
  • Cualquier sitio en la que se publique nuestra información respecto del tratamiento de Datos Personales;
  • En cualquier lugar donde se publique o se haga referencia a esta Declaración.
  • Creación de información específica para nuestros clientes ya sea en actividades de publicidad, eventos, etc.;

Finalidad del Tratamiento de Datos Personales:
Los datos personales que son proporcionados por los titulares de la información son utilizados estrictamente para la ejecución de las funciones propias de nuestra compañía y serán transferidos únicamente en los casos a los que haya lugar para el desarrollo de nuestro objeto social. Así las cosas, los datos personales son recogidos y tratados para las siguientes finalidades:

a) Dar a conocer los servicios de publicidad de la agencia;
b) Participar en eventos con nuestros clientes, aliados comerciales y terceros;
c) Realizar el envío de invitaciones a los eventos contratados por nuestros clientes;
d) Realizar campañas publicitarias e imagen;
e) Evaluar la calidad de nuestros servicios;
f) Hacer más amigable el uso de nuestro sitio web;
g) Promocionar distintos eventos que sean previamente autorizados por nuestros clientes;
h) Ser parte de un proceso permanente de venta;
i) Para el registro de los asistentes a los eventos programados por nuestros clientes cuando así lo deseen estos;
j) Los datos personales de los empleados y candidatos son recabados para el adecuado manejo y desarrollo de la gestión administrativa y laboral de la compañía;
k) Datos de los clientes, proveedores y posibles prospectos comerciales, son utilizados internamente para fines estadísticos, administrativos y de desarrollo en la relación contractual comercial;
l) En general para todo tipo de actividad relacionada con el desarrollo del objeto social de la empresa.

Tratamiento de los Datos Personales y su correcta recolección:
A todas aquellas personas con las que tiene relación nuestra agencia podemos recabar información de sus Datos Personales directamente por usted, de manera automática a través de dispositivos, navegadores, terceros tales como clientes, proveedores, etc.

A nuestros clientes y/o futuros clientes les solicitamos los siguientes datos personales:
1. Nombre del Cliente o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico para facilitar el proceso de contratación de nuestros servicios.
2. Información Legal.
3. Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
A su vez, recolectamos datos personales con el fin de:
1. Realizar gestiones para las distintas etapas del proceso de contratación.
2. Cumplir con el objeto del contrato celebrado debido a la prestación de nuestros servicios. Así como confirmar todo tipo de requerimientos que se causen en el giro del contrato suscrito.
3. Evaluar aquellos casos en los que se genere incumplimiento por cualquiera de las partes.
4. Formato interno de vinculación de cada cliente.
5. Por medio de contratos en los que seamos encargados de la información y/o tratamiento de Datos Personales por razón de un evento y/o servicios que se presten.

A nuestros proveedores solicitamos los siguientes datos personales:
1. Razón social o nombre del proveedor, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico.
2. Nombre(s) del personal asignado para trabajar en cada proyecto, número de identificación, teléfonos, planillas de pago a seguridad social.
3. Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico y teléfono.
4. Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
5. Información Legal de ser el caso.
A su vez, recolectamos datos personales con el fin de:
1. Hacer el envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos-contractual.
2. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus aliados.
3. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores o por nuestro cliente y que involucre el proveedor.

A nuestros candidatos y empleados solicitamos los siguientes datos personales:
1. Nombre, teléfono, correo electrónico, domicilio, fecha y lugar de nacimiento.
2. Antecedentes laborales, cargos, sueldo y motivo de terminación laboral en los últimos cinco empleos.
3. Estado de salud al ingreso, de manera periódica y al finalizar la relación laboral con la empresa a fin de cumplir con el programa de SG- SST y demás reglamentación concordante.
4. Todo lo correspondiente a la relación laboral y al cumplimiento de la ley laboral.
5. Datos biométricos, uso de imagen (fotos y vídeos) con previa autorización y consentimiento del empleado.
6. Datos del cónyuge e hijos (Datos sensibles debidamente tratados)
A su vez, recolectamos datos personales con el fin de:
1. Dar cumplimiento a los distintos preceptos constitucionales y ordenanzas de la Ley laboral.
2. Cumplir con el programa establecido por el SG-SST.
3. Realizar los debidos procesos internos de la compañía (llamados de atención, procesos disciplinarios, capacitaciones, eventos culturales, deportivos, entre otros)
4. Informar de cualquier eventualidad considerada como urgencia a sus familiares.
5. Todas las demás propias de la relación laboral.

A nuestros Accionistas solicitamos los siguientes datos personales:
1. Nombre, teléfono, correo electrónico, domicilio, fecha y lugar de nacimiento.
2. Información de escolaridad y trayectoria laboral.
3. Datos de contacto y núcleo familiar en caso de emergencia.
4. Información en la participación accionaria y disposiciones especiales pactadas entre los socios.
A su vez, recolectamos datos personales con el fin de:
1. Emitir certificaciones de acuerdo con la relación del accionista con la sociedad.
2. Envío de invitaciones y/o reuniones de la sociedad o eventos con terceros.
3. Ejercer los derechos y deberes surgidos de la calidad de accionista.
4. Los demás que sean debidamente autorizados por el accionista de forma previa e informada.

Datos personales tratados con los visitantes al momento de ingresar a las instalaciones de la empresa:
1. Nombre, teléfono, correo electrónico, domicilio, fecha, firma, entidad promotora de salud y de ARL (estos dos últimos en caso de emergencia mientras su visita)
2. Hora de ingreso y retiro de las instalaciones.
3. Autorización expresa e informada de la grabación de vídeo vigilancia establecida por la empresa. Esta autorización y comunicación será implementada por medio de avisos de privacidad en los lugares en los que se capturen imágenes sujetas de Tratamiento de Datos Personales.
A su vez, recolectamos datos personales con el fin de:
1. Ejercer y garantizar la seguridad de las personas que ingresan y salen de las instalaciones de la compañía.
2. Facultar de manera previa a las personas que son autorizadas para poder circular dentro de la empresa.
3. Crear ambientes dentro de la compañía seguros para desarrollar las actividades previamente programadas.
4. Controlar el ingreso y retiro de los empleados, contratistas, clientes y demás personas que accedan a las instalaciones de la empresa.

Parágrafo: GRUPO E.MOTION S.A.S. puede además recolectar información sobre cualquier persona cuando suministra sus datos para la cotización de un servicio ofrecido por nuestra compañía a través de dispositivos tales como páginas web, pautas publicitarias, anuncios en la web, diligenciamiento de formularios y cualquier contenido audiovisual ya sea visto o descargado.

 

Sus datos personales también podrán ser tratados con el fin de abordar asuntos legales.

Puede ello contener:

  • Dar cumplimiento a las obligaciones normativas que nos obligan a mantener registros legales por períodos de tiempo mínimos, ejemplo lo que concierne a información contable;
  • Propender por la prevención y detección temprana de acciones fraudulentas que busquen afectar nuestra seguridad y la de terceros, incumplimiento y/o violación de nuestros contratos a nivel comercial, civil, laboral, etc., cualquier violación y/o falta a la propiedad intelectual, usos indebidos de los Servicios ofrecidos por Grupo Emotion, incumplimiento en las normas anticorrupción, entre otros.
  • Mantener el adecuado cumplimiento de la legislación vigente, incluyendo Leyes, Decretos, Resoluciones, etc.;
  • Accionar la defensa de cualquier reclamación administrativa o legal que se presente en contra de la compañía;
  • Proteger la propiedad y los derechos de GRUPO EMOTION S.A.S., tanto en temas de seguridad como de protección en las distintas maneras en que se administra su información personal;

Derechos del Titular de la información:
Como titular de sus datos personales usted tiene derecho a:
1. Garantizarles de forma permanente su derecho de Hábeas Data como titular de la información.
2. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
3. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado previamente.
4. Solicitar prueba de la autorización otorgada por el titular.
5. Solicitar que la información entregada cuente con los debidos estándares de seguridad a fin de evitar que sufran adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
6. Solicitar que se le informe en todo momento la finalidad de la recolección y tratamiento de sus datos personales, así como los derechos que le asisten.
7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. (vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
8. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.

Transferencia y Transmisión de Datos Personales:
GRUPO E.MOTION S.A.S. como Responsable del Tratamiento de Datos Personales realiza la transmisión internacional de datos personales debido a que algunas de sus bases de datos se encuentran alojadas en servidores externos o en la nube que están fuera del territorio colombiano y que son administrados por un tercero. No obstante, es dable aclarar que dicha autorización le es solicitada previamente al titular e informada para que este manifieste su libre consentimiento y que los sitios a los que se envía la información cuenta con las debidas protecciones de seguridad de la información.

Así las cosas, GRUPO E.MOTION S.A.S. es garante de que toda la información transmitida cumpla con las obligaciones y preceptos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y demás Decretos que los reglamentan.

Tratamiento de Datos de los niños, niñas y adolescentes:
La información recogida por GRUPO E.MOTION S.A.S. sobre menores de edad (niños, niñas y adolescentes), en ningún caso es tratada de manera directa y tampoco recae sobre información que no tenga un carácter público, toda vez que la única información que recolecta la compañía obedece a la relación laboral con sus trabajadores y por ende, quienes actúan como representantes legales de sus hijos son aquellas personas que previamente dan su autorización para dicho tratamiento. Es así como GRUPO E.MOTION S.A.S. salvaguarda siempre los derechos constitucionales que poseen los menores dentro de nuestra ley.

Medidas de seguridad y control para la protección de datos personales:
GRUPO E.MOTION S.A.S. dispone a través de medios de seguridad técnicos, físicos y administrativos la protección de sus datos personales, a su vez, se exige a nuestros proveedores cumplir con los mismos estándares de seguridad de la información a tratar.

Seguimiento de la Información:
Al momento en que usted tiene una interacción o navegación en nuestro sitio web, GRUPO E.MOTION S.A.S. a través de tecnologías de seguimiento “Cookies, registros de visita o del servidor o web beacons” podrá recoger cierta información no personal. Dicha información se genera por la interacción con nuestra página web y tiene como finalidad el entregar datos estadísticos, conocer más sus puntos de interés o tipificar la información que se obtiene por medio de estas visitas en la web.

Revelación de los Datos Personales por parte de Grupo Emotion:
GRUPO EMOTION S.A.S., solo revelará información de sus Datos Personales, si y solo si, cuenta con la debida autorización de su parte, la cual podrá ser utilizadas únicamente con un fin legal tales como información entregada a proveedores para el manejo de los eventos, transferencias de negocios, filiales, subordinadas, afiliadas y/o similares que sean parte de nuestra compañía, nuestros clientes y demás destinatarios a los que resulte necesario compartirla.

Procedimiento para el ejercicio del Derecho de Habeas Data:
GRUPO E.MOTION S.A.S. como garante y Responsable del Tratamiento de Datos Personales, requiere para la radicación y atención de su solicitud el suministrar la siguiente información:

  • Nombres y apellidos completos;
  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto o demás datos a que haya lugar);
  • Indicar los Medio(s) para recibir respuesta a su solicitud;
  • Descripción detallada de los hecho(s) y/o motivo(s) que dan lugar a la imposición del reclamo o solicitud de la protección del derecho que desea ejercitar (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información);
  • Firma (si aplica) y número de identificación.

El Responsable del tratamiento contará con un término máximo provisto por la ley para resolver las reclamaciones presentadas por los titulares de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción. En el caso en que no sea posible atender la reclamación dentro del término antes citado, GRUPO E.MOTION S.A.S. comunicará al peticionario los motivos del retraso y la fecha en que será resuelto el reclamo, término que en ningún caso podrá ser mayor a los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que le sea denegada la solicitud, de manera total o parcialmente, al ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

Atención de peticiones, consultas y reclamos:
El área tecnológica de la compañía es la dependencia designada para dar trámite a las solicitudes de los titulares con el fin de que puedan hacer efectivos sus derechos, razón por la cual ha dispuesto los siguientes canales de contacto:

Si el titular de los datos personales no acepta en forma absoluta y completa los términos y condiciones de este aviso, deberá abstenerse de compartir cualquier tipo de información de GRUPO E.MOTION S.A.S. por cualquier medio físico, óptico y/o electrónico.

En caso de realizar modificaciones al presente Aviso de Privacidad, le informaremos mediante correo electrónico, nuestro sitio web oficial, medios impresos y nuestros operadores telefónicos.

Finalmente, el titular podrá acceder a nuestra política de Tratamiento de Datos Personales la cual se encuentra publicada de manera digital en nuestro sitio web www.grupoemotion.com

 

 

____________________________________________________
He leído y acepto los términos del presente Aviso de Privacidad.